오늘은 실무에서 매우 중요한! 파일 관리에 대해 이야기해보려 합니다!
여러분은 작업 파일 정리 잘하시나요?
저는 처음부터 잘했냐고 물어보신다면... 일단 아닙니다.
신입 때 제 파일명을 지금 다시 본다면 아마 과거의 저를 조금 때리고 싶을 것 같아요.
최종.psd
최종2.psd
진짜최종.psd
진짜최종수정.psd
최종_진짜.psd
...모두가 최종이면 뭐가 진짜 최종인데? ㅠㅠ
작업하는 순간에는 이상하게 다 기억할 수 있을 것 같아요.
'이게 어제 수정한 거고, 이게 팀장님 확인받은 거고, 이건 사이즈만 바꾼 거야.' 당장은 알죠.
근데 한 달 지나면 모릅니다.
심지어 몇 달 지났다? 그럼 직접 파일 만든 저도 남입니다.
특히 회사에서는 내가 만든 파일을 나만 보는 게 아니잖아요.
휴가 갔을 때 다른 디자이너가 열어볼 수도 있고, 담당자가 예전에 했던 이벤트를 다시 진행한다고 파일을 찾아달라고 할 수도 있고, 몇 년 전 작업을 갑자기 수정해야 하는 일도 있어요.
심지어 만든 사람이 이미 퇴사했을 수도 있고요.
사실 저도 이런 파일들을 여러 번 받아봤습니다.
폴더를 열었는데 어수선하게 다 섞여있어서 뭐가 뭔지 모르겠고.
최종 파일은 다섯 개인데 어느 게 진짜 최종인지 모르겠는데 왜 날짜도 같은 날짜야...?ㅋㅋㅋ
링크 이미지는 깨져 있고. 사용했던 폰트는 없다고 오류나고 있고.
레이어도 하나도 정리 안 돼 있고.
그런데 파일 만든 사람은 퇴사함.
이런 일을 몇 번 겪고 나니까 파일 정리는 그냥 깔끔한 성격의 문제가 아니더라고요.
내가 미래의 나한테 남기는 인수인계이기도 하고, 다른 사람이 내 작업을 이어받을 수 있게 만드는 작업의 일부였어요.
1. 폴더는 처음부터 나눠두기
신입 때는 작업 파일 하나 만들고 필요한 자료를 여기저기 받아서 썼던 적도 많았어요.
다운로드 폴더에서 이미지 하나 가져오고, 메신저로 받은 파일 하나 바탕화면에 저장하고.
아니면 공유폴더에서 제품 이미지 하나 끌어오고.
일단 작업은 되는데요, 문제는 나중이에요.
몇 달 뒤에 같은 이벤트를 다시 진행한다고 해서 파일을 열었는데 링크된 이미지가 없거나, 제가 어디서 가져왔는지 기억이 안 나는 거죠.
분명 내 컴퓨터 어딘가에 있었는데...? 하면서 다운로드 폴더를 뒤집기 시작합니다.
이미 여기서 일이 늘어납니다. 시간이 금인데 여기에 허비하게 돼요.
그래서 작업을 시작할 때부터 프로젝트 폴더를 만들어놓는 것이 굉장히 중요했어요.
저는 크게 원고나 기획자료, 받은 이미지, 실제 작업파일, 최종 전달파일 정도는 구분해서 넣어두는 걸 좋아했어요.
엄청 복잡하게 폴더를 열 개씩 나눌 필요는 없어요. 오히려 너무 세분화하면 그것도 찾기 귀찮습니다.
제가 필요한 건 나중에 폴더를 열었을 때
'아, 원본은 여기!'
'작업 파일은 여기~'
'최종으로 나간 건 여기.'
정도만 바로 알 수 있는 구조였어요.
특히 클라이언트 작업이나 여러 부서가 얽힌 프로젝트는 자료가 중간중간 계속 추가되잖아요.
처음 받은 원고와 최종 원고가 다를 수도 있고, 제품 이미지가 교체될 수도 있고, 로고도 새로운 버전이 올 수 있어요.
이걸 한 폴더에 전부 때려 넣으면 나중에
logo.png
logo_new.png
logo_new2.png
logo_final.png
이런 친구들이 생깁니다.
파일을 바로바로 정리해주거나 아니면 앞에 받은 날짜라도 써주는 게 좋아요.
그럼 가장 최근 날짜를 확인하고 사용하면 되니까요.
그리고 저는 새로 받은 자료라고 무조건 기존 파일 위에 덮어쓰는 것도 별로 안 좋아했어요.
왜냐하면 가끔 담당자가 '아, 아까 드린 거 말고 처음 버전으로 다시 갈게요.' 하는 때가 있거든요.
이미 지웠다면 다시 그거 찾아내거나 받아오거나 하면서 또 시간을 손해보게 돼요.
폴더 정리가 특히 빛을 발하는 순간은 제가 없는 날이에요.
제가 휴가거나 다른 업무 때문에 바로 대응할 수 없는데 수정이 급하게 들어왔을 때, 다른 사람이 제 폴더를 열고 필요한 자료를 찾을 수 있으면 일이 그대로 이어져요.
반대로 모든 파일 위치를 저만 알고 있다? 반드시 전화 옵니다.
'이 이미지 어디 있어요?'
'최종 PSD가 뭐예요?'
'이거 폰트 뭐 썼어요?'
쉬는 날에 회사 전화 받기 싫잖아요.
그래서 저는 폴더를 예쁘게 정리하는 게 목적이라기보다, 누가 열어도 어느 정도 알아볼 수 있게 만들어두는 걸 더 중요하게 생각했어요.
2. 파일명은 남이 봐도 알게 쓰기
파일 정리에서 제가 제일 많이 반성했던 게 파일명이에요.
앞에서 말한 최종 / 최종2 / 진짜최종 이 친구들.
사실 대학교 과제할때부터 이렇게 쓰지 않았나요? 저만 그런 거 아니죠...? ㅋㅋㅋㅋㅋ
문제는 수정이 반복될수록 파일명이 점점 아무 의미가 없어지는 거예요.
처음에는 이벤트_최종.psd
수정 들어와서 이벤트_최종2.psd
또 수정 들어와서 이벤트_최종진짜.psd
담당자가 마지막에 문구 하나 바꿔달래서 이벤트_최종진짜수정.psd
그리고 다음날 다시 보니까
뭐가 마지막이지? 솔직히 헷갈려요. 내가 쓴건데도 말이죠.
그래서 나중에는 파일명에 최소한 작업명, 날짜나 버전, 필요한 경우 사이즈 정도는 알아볼 수 있게 넣었어요.
예를 들어 프로젝트별로 폴더를 만들어요.
그리고 같은 이벤트라도 PC와 모바일이 따로 있다면 파일명에서 바로 구분되게 하고, 수정본이 여러 개라면 순서를 알 수 있게 숫자를 붙이는 식이에요.
특히 여러 명이 같이 작업할 때는 날짜 하나만 있어도 훨씬 편했어요.
어제 받은 수정본인지, 오늘 수정한 건지, 배포 직전 버전인지 파일을 하나하나 열어보지 않아도 어느 정도 알 수 있으니까요.
그리고 파일명은 저만 알아보는 암호처럼 만들지 않으려고 했어요.
제가 예전에 다른 사람이 만든 파일을 받아봤는데 약어가 너무 많아서 전혀 모르겠던 적도 있었거든요.
"EV_BN_M_03_F"
이거 무슨 뜻인지 한눈에 이해 가세요?
이벤트 배너 모바일 3번째 최종 파일이라는 뜻이더라고요.
아니 이렇게 쓰면 누가 알아요? 만든 사람은 알겠지만 저는 모릅니다.
이래서 파일 넘버링이 중요한 것이고요, 회사에서 공통으로 정해놓은 네이밍 규칙이 있다면 당연히 그걸 따르면 됩니다.
그게 없다면 적어도 처음 보는 사람이 파일명만 보고 대충 무슨 작업인지 알 수 있을 정도는 되는 게 좋아요.
디자인이 조금 부족한 건 피드백하면서 고칠 수 있어요.
근데 파일을 찾을 수 없거나 어느 게 최종인지 아무도 모른다면
그 순간부터 일이 막혀버린다는 걸 꼭 숙지하셨으면 좋겠어요.
3. 버전관리도 보기 쉽게 정리하세요
수정작업이 많이 들어오는 프로젝트는 버전관리가 진짜 중요했어요.
이벤트 페이지 하나를 만들어도 처음 시안 그대로 끝나는 경우는 거의 없는 거 아시죠..?ㅠㅠ...
수정은 디자이너의 숙명과도 같은 것.
작업하다보면 디자인 레이아웃부터 시작해서 문구, 가격, 기간, 제품, 배너가 돌아가면서 바뀔 때도 있어요.
계속 수정해서 넘겨주는데 마지막에 담당자가 '3번째로 주신 버전이 더 나은 것 같아요.' 한다면?
여기서부터 과거 파일을 지워버린 디자이너는 머리가 아파옵니다.
저도 초반에는 깔끔하게 작업한다고 중간 파일을 덮어쓰면서 작업했던 적이 많았는데요,
그런데 클라이언트나 담당자가 이전 버전으로 돌아가자고 하면 그때부터 다시 만들어야 해서 골치아팠어요.
했던 거 또 할 때 기분은 말로 표현 못하겠더라고요....
진짜 짜증나고 시간아까웠어요..ㅋㅋㅋ
그래서 수정이 크게 들어간 시점부터는 이전 버전을 남겨두는 습관이 생겼어요.
레이아웃이 크게 바뀌었거나, 메인 비주얼이 변경됐거나, 담당자 컨펌이 끝난 중요한 단계처럼 나중에 돌아갈 가능성이 있는 시점을 기준으로 잡았더니 좀 편했어요.
그리고 정말 중요한 건 최종 전달본이에요.
작업 폴더 안에는 PSD든 AI든 여러 파일이 있을 수 있지만, 실제 외부로 전달했거나 사이트에 업로드한 최종 결과물은 따로 구분해두는 게 좋았어요.
실제로 저는 '작년에 했던 프로모션 그대로 하고 날짜만 바꿔주세요.' 하는 작업을 많이 했는데요.
이런 요청이 왔을 때 파일이 제대로 정리돼있으면 그 일은 진짜 빠르고 쉽게 끝낼 수 있어요.
반대로 최종 후보만 다섯 개 있고 실제로 어떤 파일이 나갔는지 모르겠다?
작년 작업할 때 주고받은 메일이나 해당 랜딩 페이지 사이트 캡처본 다 찾아봐야 해요. 곤란하죠.
그리고 저는 가능하면 작업파일 자체도 다른 사람이 열었을 때 최소한 손댈 수 있게 정리하려고 했어요.
레이어 이름이 전부
레이어 153.
레이어 153 복사.
레이어 153 복사 2.
이런 식으로 있으면 레이어 정리부터 해야돼서 너무 힘들더라고요.
모든 레이어 이름을 완벽하게 정리한다는 건 현실적으로 무리고요,
그래도 메인 비주얼, 제품, 카피, 버튼, 배경처럼 크게 나뉘는 영역 정도는 그룹으로 묶어두면 나중에 수정할 때 훨씬 빨리 알아볼 수 있고 작업하기도 편했어요.
같은 프로젝트를 내가 계속 맡을 거라는 보장이 없기도 했고요.
팀이 바뀔 수도 있고, 퇴사할 수도 있고, 다른 디자이너가 이어받을 수도 있으니까요.
그래서 저는 경력이 쌓일수록 작업파일을 '몇 달 뒤 아무것도 기억 못 하는 내가 열어도 알아볼 수 있는 파일'로 정리하는 습관을 가지게 되었어요.
한때는 파일 정리할 시간에 디자인 하나 더 하는 게 낫다고 생각했던 적도 있어요.
근데 파일을 못 찾아서 30분씩 뒤지고, 이전 버전을 다시 만들고, 퇴사한 사람 파일 열어서 추리게임을 몇 번 해보니까 생각이 바뀌었습니다.
이 글을 보셨다면 지금부터라도 가벼운 폴더 정리부터 시작해 보세용!